2013年6月4日火曜日

朝メール夜メールの書き方:予定のところ

最近考え方の変化が有りました。それはどんな人でもきちんと一日の予定と振り返りに時間を使うべきということ。例え、最初はそれに1時間かかったとしても。

僕の場合はTreeをつかってタスクを書き出していることと、あとでDayoneで日記を書いてる感じなのであまり参考にならないのですが、それを推し進めると朝メール夜メールという職場のルールになります。

かものはしでは公式に導入していませんが、考え方・やり方は大変参考になるかな、と思っています。詳しくは

あたりを参照の事。(書籍を読むのが良いと思いますが)

で、15分ごとに予定を書き出すというのが手間なので、一つのやり方として下記を。

準備

  • まずGoogle Calendarで予定を管理していることが前提。
  • そこに予定用のカレンダーと、実績用のカレンダーを二つ作る。
  • gtimereport  (http://www.gtimereport.com/)というサービスでGoogle CalendarをExcelに落とせるようにしておく

朝メールの書き方

  1. Googleカレンダーに今日の予定を入れる(15分単位)
  2. gtimereportでExcelに落とす
    1. 日付を本日〜本日にしておけば良い
    2. もしかしたらここでExcelから報告用のフォーマットに変換するシートがあってもよい
  3. それをSkypeとかメールにコピペ して共有

夜メールの書き方

  1. 仕事をしながら実績用カレンダーに実績をいれていく
  2. 後は朝メールと一緒!

 

ということでどうだろう。

僕は最初に断ったように実際にはやっていないので良い方法かわからないのですが。。

事業をまかせ、まかされるときに気をつけたいこと

かものはしは中間支援団体として他の団体を支援することもするし、助成金などで中間支援団体からお金をいただき事業を実行することもあるどちらの立場でもある。そのため、何をコミットしてお金を出すか・出してもらうかということにはどちらの立場からも気をつける必要がある。

問題意識

中間支援としてプロジェクトを現場のNGOに委託するときにありがちなのは

  1. 「妥当性」や「社会へのネガティブインパクトが無いこと」にこだわりすぎて効果、効率性を軽視していないかどうか(特に税金の場合)
  2. 3年〜5年という長期の計画をコミットさせるため、実施団体が柔軟な意思決定が出来にくい
  3. 透明性の確保のために報告コストが高くなっている

というあたり。 1000万あるとして、純粋に受益者のために使える費用っていくらですか、という。

例えばLINEなどは3ヶ月以上先は経営計画をきっちり決めすぎないようにしているという。
(参考: http://business.nikkeibp.co.jp/article/interview/20130529/248819/?P=4) 

もちろんそれぞれの条件に背景があるのもわかる。ただ、

  • 環境変化のスピードが速くなっている (多分)
  • 意思決定の費用対効果が上がっている
    • 経営情報がとりやすく、意思決定のコストが下がっている。
    • もしくは良い意思決定を出来る経営人材がNGO運営・ボードに関わるようになってきている
  • 団体のこれまでの運営が透明性、意思決定の質を担保できる物である
    • 監査とか財務・経理ポリシーとかがあって守られてるかどうかを、全部の帳票を日本語で提出することより重視
    • 格付け的なものとか
場合、多分旧来の委託事業としての在り方は硬直的だな、と。
 
さんざん議論されていることだろうが、今後のありかたとしては
  • 成果だけコミットさせてプロセスは自由にさせる
  • 中間支援→現場に対して、出資や融資のような形、もしくはボードに人を出すなどでプロセスを強化するが、計画は柔軟にとらえる
  • KPIや予算のタームを3ヶ月〜半年くらいにする。 たてやすく振り返りやすいツールを誰かが提供する(大切)
という感じでスピードを速めていくべきのが良いのではないか。
 
だって考えながら走らなきゃいけないのに、3年間あまり考えなかったら致命的だとおもう。
 

委託される方としての当面の落としどころ

が、現状あるものは利用したいので、

  • 3年分の計画をきちんと書きながら、柔軟に状況に合わせて計画変更を出来る余地を埋め込んでおく
  • やわらかい部分については自主財源、自主事業として切り分ける。
  • 委託側とのコミュニケーションをしっかりとる

というあたりを気をつけたい

委託する側として気をつけるところ

  • レポーティングコストについては真剣に検討してできる限り削減する
  • 現状のプロジェクトの妥当性より、問題構造の把握の妥当性と、組織・経営者のキャパを重視する
  • よくコミュニケーションをとって、当初計画と現在の問題の構造・認識があわなくなってきたところを先に見つける

というあたりを気をつけたい。