昨年の4月頃から、大体毎週やっている仕事上の習慣があります。
- 必要タスクの洗い出し
- 仕事の段取り
- 自分の役割と作業割り振りの乖離のチェック
- MTGの日程調整や5分以下の細かい作業などは、スケジュールをたてながらこなしてしまう
昨年の4月頃から、大体毎週やっている仕事上の習慣があります。
セミナーのメモ
「プロにはプロの責任がある」
ではプロの自覚を身につけるためにはどうするか?
元旦くらいにたてると、浮世離れしすぎるので
ほぼ日刊イトイ新聞 - 適切な大きさの問題さえ生まれれば。
より
すごく共感。岩田 あの、私の経験からいうと、
あるプロジェクトがうまくいくときって、
理想的なリーダーがすべて先を読んで
きれいに作業を割り振って分担して
そのとおりにやったらできました、
という感じのときではないですね。糸井 ああー、そうですか。 岩田 まぁ、とくに、ぼくらの仕事は、
人を驚かせたり感動させたりすることですから、
事前に理詰めで計画をたてることが
難しいというのもあるんですが。
一方で、どういう企画がうまくいくかというと、
最初の計画では決まってなかったことを、
「これ、ぼくがやっておきましょうか?」
というような感じで誰かが処理してくれるとき。
そういう人がたくさん現れるプロジェクトは
だいたい、うまくいくんです。
いろいろとメモ帳やノートを試すのが趣味に近いところがある。
先日はむしゃくしゃしたのでLOFTにいって衝動買いをした。カッとなってやった。後悔はしてない。
まぁともかく、今回は事務所の年末の大掃除のおかげもあり、僕の机が1メートルから1.2メートルのものに広がった利点をフルに活かそうと卓上カレンダーを買ってきました。
卓上カレンダーになんとなく憧れていたので。ただ、持ち歩く手帳と卓上カレンダーとiCalってなるとさすがに使いこなせないだろうと思い、卓上カレンダーを持ち歩くことにしました。
これだけ読むとちょっと頭の弱い子みたいな感じですが、すごくかわいいノート型のカレンダーがあったので、それを卓上に展開したり持ち歩いたりしているだけなのです。
この卓上カレンダーは予定を管理すると言うよりも、
細かい予定や、特に実績はiCalと、自作の日報システムで管理しています。
ま、続くか分からないですが、一つの楽しみということで。
新年早々、自分のことしか書いていない気持ち悪いエントリーで恐縮だが、
理想を知らないと現実の問題点が分からないということで、自分の理想の一日を書き下してみる。
加えて、下記の日程の達成率を一月の目標にしようかと思う。
また実際に試してみてどうも合わなかった場合はまた修正してみたい。
■コンセプト
■こんな気持ち悪いことを考えたきっかけ
そもそも何で理想の一日なんて定義しようかと思ったかというと、ICHIROのドキュメンタリーを見たのがきっかけだ。ICHIRO(に限らず一流のス
ポーツマンは多分そうなんだろうが)は自分の集中力を高めて行くのに、「いつも同じものを食べて、同じ時間に家を出て、同じ準備運動をしている」と言って
いた。オフィスワーカーの僕にとってもそれは多分共通するはず。
そして、今までも「今日はすごい前に進むことができた!」という達成感にあふれる時と、「何となくいまいちだった」と思える時があった。どういう行動をすると、成果が出るのかということを知るためにも、いろいろと試行錯誤してみることが必要だと判断した、ということ。
■余談
余談だがICHIROのドキュメンタリーを見たとき、いつも何となく「悔しい」とか「うらやましい」とか思っていたことがもう少し明確になった。自分も35までにはきちんと「世界で通用する人材」になりたいと強く思ったのだ。
※大体今、「世界で通用する人材」というのが何なのかもよく分からない。もしかしたらそのゴールも変わるかもしれない。でも、今10年後に置いておくにはちょうど良いフレーズ。
そのためには、成果の底上げが必要。昨年の特に後半では「成果を出すまで働き続ける」ということにこだわったが、今年の前半は、「成果を出し続けるための仕事とプライベートのリズムの構築」にこだわってみたいと思う。
※また、お客さんや自分たちの組織を含めて、「健康」ということが成果を出し続けるために非常に重要であるということ、健康はただあるものではなく維持するものであることに気づいたことも大きい。
■言い訳
ただ、言い訳として先に書いておくと、自分の性格からいってあまり型にはめすぎることは向いていないと思っている。自分にとってはどういう形で自分を成長させていけばいいのか、いまいち分かっていないところもあるが、自分なりにあがいてみたい。
注:タイトルとはそこまで関係ありません。
タスク管理をまたソフトでやり始めた。
OmniFocusというソフト。Mac専用だけども。
今ベータ版な割に、かなり完成度が高く日本語もばっちり。
40$くらいなんだけど、このまま使い勝手が向上していくのであれば購入したい。
タスク管理ソフトを使いこなす自分なりのコツ
ちなみに、いろいろと試したが、こういうソフトを使いこなすコツが何となく分かってきた。
結論から言うと、デュアルモニタにして、片一方のモニタにはほぼ常にこのタスク管理ソフトが表示されているような状況にしろということ。
まぁこれのためにトリプルモニタにしてもいいくらい。(Synergy使って別PCでやってもいい。)というかしたいけど、今MacBookなので多分できない。
※余談 デュアルモニタについて
余談だけども、画面の切り替えは結構面倒くさい作業である。ExposeとかSpacesとかあっても。
実際デュアルモニタにすると30%程度能率が上がるというが(それなら、ということでかなりのスタッフに導入している。人件費から考えると非常に安価な買い物。)
この切り替えのコストというのが、紙の手帳が無くならない理由だと思う。
ただ、デュアルモニタにするには日本は狭すぎるのかもしれない。
モニタの置き場的に。オフィス狭くなってきましたし。
そもそも何故タスク管理ソフトをまた使い始めたか?
あと、もう一つ言うと、僕のタスクは今かなりわかりにくくなっていることもこのソフトを使い始めた理由。全体経営系、IT営業、IT人事、かものはしWeb系、開発案件、プライベート、その他など細かい仕事が多岐にわたるため、
タスク管理が向上する時の弊害??
で、一度書いたかもしれないが、タスクを管理し始めると面白いことがある。
細かいタスクを怒濤のごとくこなしていけるため、弊害もあるのだ。
指導のためにメモ。
エンパワメントリーダーシップとは、下記の三原則でスタッフと仕事をするというスタイル。
ということで僕から仕事ふられたら
「何のためにこれをやるんですか??」
「やり方にいちいち口を挟まないでください」
「ちゃんと忙しくても助けてくださいね!」
って言ってください〜
といっても恋愛系ではないんだけども。
最近kGTDを使ってタスク管理をしています。
これは、OmniOutlinerというソフトを使って、タスクを洗い出し、iCalと連携してタスクをこなしていきましょう〜
というtodo管理ツールです。
具体的にはプロジェクトといって、自分が関わっているプロジェクトを登録していき、そのタスクを洗い出すといういたってシンプルな使い方です。それで「Sync」というボタンを押すと、iCalにタスクとして登録されたり、古いタスクが消えたり、当日やるタスクが赤くなったりしてわかりやすい というツールなわけです。
ちなみに今日現在私のプロジェクトは以下のよう。
で何がいいたかった買っていうと、日頃やったらいいなぁと思ってもなかなかできないことを洗い出して、期限を付けてしまっている訳です。すると不思議なことに驚くほどできるようになったんですよね。
たとえば携帯料金の引き落としとか僕の中ではめんどくさいタスクな訳で、銀行印を捜してAUショップに行って、変な書類にはんこをいっぱいつく訳です。たいしたことないんだけど、めんどくさい。
でずっとやらなかった。
なぜか?
まぁ思いつくたびに忘れるってことですよね。で、また不便さを感じたときに思い出すんですが、すぐ忘れます。やらないうちに。
なのでタスクを管理するツールに書いておくだけで絶対に忘れずに徐々にモチベーションがあがって、で、期限の前にやってしまうんですよね。
当たり前のことですが結構やってみると不思議な感じです。
徐々にいろいろとやりたかったことが減ってきて私生活に自信が出てきました(笑
ちなみにこのツールでは行動の一つ一つをカテゴリー分けすることもできて、そのカテゴリーの軸でタスクを並べ替えることも簡単にできます。今のところ僕のカテゴリは次のよう。
自分的にはヒットの話題だったので、今年の時間管理術の総括でもしてみようかと購入。
本書の中でもGTD(デイビットアレン著)をより一般的な仕事術の本として進めているように、GTDエンジニア版という印象が強かった。
ポイントはシンプルで、特に印象に残ったのは
最近Macに切り替えたこともありkinkless GTDをツールとして使っている自分としては納得の内容でした。個人的に最後のあたりのコマンドの特集も参考になったんですが。
Web周りに属している人もきちんと翻訳しながら読めばいい感じだと思います〜
いろいろ考えております。考えている内に気づいたのが、自分は文房具とかメモ帳とか、スケジュール帳のことを考えるのが結構好きなんだな、ということ。 LOFTとか行こうっと。
で、前回課題だった
印刷画面は今のところOutlookが優れているように見受けられるので、まずOutlookで1週間分の予定表を印刷します。で、ポストイットでタスクを貼り、終わったら終わったところに張っていくという感じ。
なので、定期的な予定や、来週の予定などは全部PCでたてるのですが、あとはオフラインに任せることになります。
で、ノートに印刷したものを貼り付けるという手間が必要になるのですが、意外と工作気分で楽しいことや、スケジュールを考え直すモードに切り替えやすいので今のところアリということで。
いい形が決まったらまたブログで。
いや、個人的な話。興味あるのを箇条書きにしておこう
カレンダー
割とベンチャーのテーマの一つだが、勤務時間の長さはどのくらいが適当なんでしょうか。
これは回答は別にないとは思うんですけど、考察する価値はあるのかな。と。
結論から言うと、僕はなぜか若いうちは働く時間を競った方がいいと思ってました。ただ、最近非常に忙しいWebの制作会社というか代理店の働き具合を見ていて(月の勤務時間が450時間とか。。。)
勤務の長さを決定する外的要因は
よい仕事、よい仲間はよい仕組みから。
長い目で見てきちんと仕組みがないとね。
あとは小さな企業だとその企業に強みがあるかどうかが重要ですね。純粋に利益率のために残業代も出さずに一人の人に長く働かせるだけの企業はだめっすね。我が社の強みは社員が長く働くことです。 みたいな。
本当に10年選手を育てていかないと。
うまくまとまっていませんので、今度の講演にも向けてキャリア系の話としてまとめておこうっと。
著者の意図もあるとは思いますが、人が動くのは理屈じゃねーなぁ とつくづく。
関係性だったり、縁だったり、プライドだったり、復讐だったり。
資本主義→会社の時価総額をあらそう っていう一つのルールがあるゲームの中で、別にお金が欲しかったんじゃなくて目立ちたかったり見返してやりたかったりでのめり込んでいくんですね。
一番驚いたのは、やはり堀江さんをはじめとするライブドアの中心人物がお金を持ち、目立つことで変わっていく様ですね。人ごとじゃないなと。(同じ中退組だし 笑) もちろん百分割した後の「顧客」である個人投資家のプレッシャーというものも圧力になっていたんでしょうけど。
会社が大きくなっても、志を失わないような仕組みがあらかじめ作り込まれていることが重要なのかと思います。 給与問題かもしれないし、権限の問題かもしれないし、株などの資本政策の問題かもしれないし。
とりとめないですが、やはりライブドアの人々に共感できるような部分も多々あったので自戒として。
プロジェクトの3大要素といえば
「品質」「納期」「コスト」
である。
仕事をするときに必要とされるのは、まずは、その3つをどれも及第点に持って行く力である。
どれかがエクセレントであればどれかが欠けていいというものではない。その全てをまず必要なラインにおさめることが重要なのだ。
ここでは陥りやすい二つの点について記述したい。一つめは企業のサイズやフェーズの違いから来る価値観の違いである。もう一つは仕事筋が無い僕たちが陥りやすい罠についてだ。
まず前者に関しては特に大企業との仕事で感じること。
で、気をつけなければいけないのは、
以上が正論というか前提なんだけども、問題がよく生じるのは下記の状況だ。
後者に関しては、特に未熟な僕たちにはよくあることなんだけども陥りがちな罠をいくつか。
どんな事業でも行っていて起きるのがコミュニケーションの問題だ。
ここは事業上必要なこと、性格として起きてしまうこと、プライベートに属することそれぞれ絡み合うことがあり、非常に難しい。
僕も含め特にIT事業部のスタッフがこれから身につけていかなければいけないスキルであろう。 というのも、今度から客先に常駐しての仕事というのが生まれるためだ。
そこを相談したところ、先日紹介したサポーターの方にこう諭された。
「君たちは社会経験が少ないからまだまだ訓練されていないことがある。それは嫌なやつと働くということだ。嫌な上司、同僚なんて社会に出ればいくらでもいるが、仕事としてのつきあい方を覚えなければいけない。」
たしかに、はっきりいってかものはしにいる人は気持ちのいい人ばかりである。仲間が楽しくて毎日オフィスに行くのが楽しい という思いも大きい。
しかし、特に今後はあわない人と働くことも出てくるだろう。(まぁ社会経験のスタッフも増えてきているんですが。)
そんなとき、必要であれば相手を理解するために、自分の腹の内を見せ合い(前回の語録を参照)、 必要であれば距離をとる。
そういったスキルを身につけていかなくてはいけないのかもしれない。
※でも今まであったお客さんも結構いい人たちばかりなので、あまり想像できなかったりする。
少し整理してみる。
自分の仕事の範囲はどこまでだろうか? 何がそれを規定するのか?
※思えばこれは競合の定義にも似ている物がある。世の中で言われていることを疑って、角度を変え続けてみなければいけないのかもしれない。
市場の定義を変えることで視点が広がり、停滞していた事業を成長期に戻したGEのように。
自分の仕事 = 責任範囲
であること、
責任 = 自分のコントロールできる(予測しうるリスク、という意味も含めて)範囲で成果を出すこと
であること、
成果 = 事業のミッションを達成するためにたてられた戦略の一部として、何らかの指標で目標を定義した物
といったことを考えると、自分の仕事は自分がコントロールできる目標を達成するために最大限の手を打つことである。
最大限の手 = 戦略と実行(仮説検証と努力)
という意味で使っている。
さて、少し仰々しいが、具体的に考えるべきはこの後である。仕事をする物はすべて下記の質問に答えられなければいけない。
ってそこまではいいんですよ。 上は正論だし、無意識にでも意識的にでもやっている(ないしはやりたいと思っている)ことです。仕事している人なら誰でも。たぶん。
問題は多くの仕事は一人で行うものではないし、絵に描いたように仕事がうまく進行するようなことはないということではないだろうか。
多くの仕事の境界は他人と曖昧だし、最初にたてた戦略どおりの役割分担だけで仕事が進まないことが多い。
僕は、お見合いしてしまって二人の間にあった仕事を落とすのも、二人の間の仕事の主導権を争って時間を無駄にするのもいやなのだ。
では、どうすればいいのか?
問題解決は一様では無いだろう。状況にもよる。
ただ、重要なのは
理事会も含めて、そのほかに心に残った言葉を。